O cliente entra sozinho
Como parar de cadastrar cliente na mão?
A queixa número um de quem dirige uma imobiliária não é falta de sistema. É que o corretor não cadastra o cliente. E a explicação de sempre, falta de disciplina, está errada.
O motivo é outro: o cliente não nasce dentro da plataforma. Ele chega por e-mail do portal, por formulário do site, por anúncio no Facebook, por um encaminhamento. Alguém tem de trazer esse contato na mão, e é esse passo que some quando o dia está cheio.
A resposta são três caminhos automáticos, e você liga os que fizerem sentido: os portais, os anúncios do Facebook e do Instagram, e o formulário do seu site ou o sistema que você já usa. Os três terminam no mesmo lugar, com as mesmas regras.
Um endereço secreto, e só
Cada conta ganha um endereço de e-mail próprio, do tipo lead-7f3a…@inbox.imobyflow.com.br. Você o aponta nos portais que já usa, ou cria uma regra de encaminhamento na sua caixa, e o cliente entra sozinho.
O endereço é sorteado, nunca montado a partir do seu nome: endereço fácil de adivinhar é endereço público, e este é a porta de entrada de clientes na sua carteira. Se vazar, você gera outro num clique e o antigo para de funcionar na hora.
E-mail do portal → cliente na carteira · a tela de verdade da plataforma
1/3para lead-7f3a…@inbox.imobyflow.com.br
De: Portal Imóveis <noreply@portalexemplo.com.br> Assunto: Novo contato para o seu imóvel — cód. 1042 Você recebeu um novo contato! Sobre o cliente Juliana Prado (41) 99876-4417 juliana.prado@email.com.br Mensagem Olá, tenho interesse neste apartamento no Batel. Gostaria de agendar uma visita nesta semana. Dados do imóvel Código 1042 Endereço R. Cel. Dulcídio, Batel — Curitiba/PR Valor R$ 845.000
O cartão da cliente aparece aqui.
A mensagem do portal chega no seu endereço e a plataforma a lê.
Nome, telefone, e-mail e o código do imóvel saem do texto — sem ninguém copiar e colar.
O perfil nasce preenchido quando dá
Quando a mensagem traz o código do imóvel e ele existe na sua carteira, a plataforma passa a saber o bairro, o tipo, a finalidade e a faixa de preço do anúncio em que aquela pessoa clicou. O cliente entra pronto para o Radar.
Três escolhas mantêm isso honesto:
- A região entra como “Preferido”, a faixa padrão. É o bairro do anúncio em que a pessoa clicou; se ela aceitar outros, você acrescenta.
- O orçamento é o preço do anúncio, mais ou menos 10%.
- Dormitórios, banheiros e vagas ficam em branco. Um requisito errado descarta imóveis bons para sempre e ninguém fica sabendo. Campo em branco não descarta nada, e o resto você pergunta a ela.
O cadastro sai marcado como “Perfil sugerido”: a plataforma avisa que aquela faixa de preço saiu do anúncio, não da boca do cliente.
Portal novo? A plataforma pergunta uma vez, para todo mundo
Cada portal escreve o e-mail de um jeito. Quando chega um formato desconhecido, a mensagem vai para uma fila, alguém da nossa equipe ensina de onde tirar cada campo, e a regra passa a valer para a plataforma inteira.
E, ao aprender, ela volta e resolve as mensagens paradas. Se quarenta corretores receberam o e-mail daquele portal antes de a regra existir, arrumar só a mensagem aberta deixaria trinta e nove clientes presos, cada um numa conta diferente.
Os anúncios do Facebook e o formulário do seu site
O e-mail resolve o portal. Ele não resolve a campanha: quem preenche o formulário de um anúncio no Facebook ou no Instagram não manda e-mail para ninguém — o contato fica guardado lá dentro. Quem baixa a planilha uma vez por semana entrega o contato frio, e depois de noventa dias ele nem está mais lá.
Para isso existe um segundo endereço, este na forma de um link. Você o cola na ferramenta que já liga o Facebook às suas coisas — Make, Zapier ou n8n — e o contato da campanha cai na carteira em segundos, com o selo Meta Ads e o nome da campanha de onde veio.
O mesmo link serve para o formulário do seu site e para o sistema antigo que você ainda usa. Se você tem um desenvolvedor, é tudo o que ele precisa: um endereço, um envio, uma resposta dizendo se o cliente entrou.
Cliente repetido não vira cliente novo
A mesma pessoa insistindo em três portais é o caso comum. A plataforma reconhece o contato, telefone ou e-mail dentro da sua carteira, e não cria outro cadastro: anota a mensagem no histórico de quem já existe e zera o prazo de inatividade dele.
Esse detalhe final importa mais do que parece. Um cliente que está mandando mensagem não pode ser arquivado por falta de movimentação.
Na imobiliária: quem atende o que chega
Quando o contato cai num canal da imobiliária, ela escolhe o que acontece — e a escolha é uma só, valendo para os três caminhos de uma vez:
- Eu distribuo — o cliente fica com a casa, que olha caso a caso.
- Roleta — vai para o corretor da vez, que é sempre quem está esperando há mais tempo. Não é uma listinha girando: como gente entra, sai e tira férias, uma lista fixa começaria a pular nomes sem ninguém entender por quê.
- Corretor do imóvel — se a mensagem cita um imóvel da carteira, vai para quem responde por ele.
Dá para tirar alguém do rodízio sem mexer no acesso dele, e isso fica visível na lista da equipe, para ninguém esquecer de recolocar.
A caixa de quem acabou de chegar
Com cliente entrando sozinho, aparece uma pergunta nova: quem chegou e ainda não foi atendido? A resposta está no menu Clientes: um número ao lado do menu, um aviso no Painel e um filtro na lista, tudo em verde.
O verde não é enfeite. É a única pendência da plataforma que significa dinheiro entrando, e pintá-la com as cores de problema ensinaria o corretor a torcer para não chegar cliente.
Ela esvazia de duas formas: pelo botão “Conferir” ou sozinha, quando você registra um contato ou edita o cliente. Quem já ligou não deveria ter de voltar à tela só para marcar que ligou.